Alguna vez he preguntado a una pareja de novios cuál era la parte de la organización de la boda que más les preocupaba y, en casi todas las ocasiones, la repuesta ha sido unánime: la distribución de los invitados en las mesas del almuerzo o cena.

En el momento de elaborar nuestra lista de invitados tenemos claro que ese día queremos tener muy cerca a todas las personas que nos importan, pero cuando llega la hora de organizar el espacio y acomodarlos en mesas, de pronto nos damos cuenta de que no es tan sencillo conseguir una distribución que cumpla a la primera con todas nuestras necesidades.

Porque no sólo se trata de hacer pequeños grupos con gente que ya se conozca o tenga algún tipo de afinidad, sino que tendremos que tener en cuenta otros muchos factores que pueden dificultarnos la tarea.

Desde mi experiencia, lo mejor es que os enfrentéis al plano de las mesas con una copa de vino, muchas ganas y sin reloj. Si os tomáis esta tarea como un juego, os daréis cuenta de que tiene mucho de rompecabezas y puede acabar siendo -además de un plan divertido- una buena manera de conocer a los invitados de vuestra pareja un poco más a fondo.

 

Fotografía © Estudio Dita

 

Como en cualquier juego de mesa, antes de iniciar la partida lo más importante es repasar juntos las normas que deberemos cumplir.

Algunas están muy claras -buscamos que la gente esté cómoda y que nadie se sienta aislado- pero hay otras que es fácil pasar por alto y que pueden llegar a descuadrar por completo nuestro seatting si no las hemos tenido en cuenta desde el principio.

Mi recomendación es hacernos las siguientes preguntas antes de ponernos manos a la obra:

• ¿Con cuántos comensales contamos?

Hablamos de comensales y no de invitados porque para elaborar las mesas sólo contaremos con aquellos que efectivamente van a asistir al almuerzo o cena. Por este motivo es importante elaborar el seatting en una fecha próxima a la boda -unos 15 o 20 días antes del enlace- para que los números sean lo más fieles a la realidad, en la medida de lo posible.

• ¿Cómo es el espacio en el que va a celebrarse el convite?

Las dimensiones y características del salón, carpa o terreno en el que vayamos a ofrecer la comida son muy importantes a la hora de decidir cómo organizar el almuerzo o cena de nuestra boda. Lo habitual es que nuestra wedding planner o el propio servicio de catering nos hayan orientado previamente sobre los tipos de mesa y distribución más adecuados para que nuestro convite quede estético y funcional pero -de no ser así- tendremos que valorar ciertos aspectos.

Por ejemplo, un salón con muchas columnas resultara más bonito y cómodo si distribuimos a nuestros invitados en pequeños grupos sentados en mesas redondas, mientras que en un jardín amplio -al ser un espacio diáfano- podremos plantear una distribución en dos o tres grandes mesas alargadas de tipo imperial.

Además del modelo de mesa idóneo, tendremos que tener en cuenta que las mesas queden repartidas de forma armónica y que se respeten las zonas de paso para los camareros, los accesos a los aseos y la cocina, etc.

• ¿Qué tamaño tienen nuestras mesas?

Es importante saber que -por norma general- los tableros redondos permiten sentar un máximo de 6, 8, 10 o 12 comensales dependiendo de su diámetro, mientras que los tableros alargados pueden acoger un número indeterminado de asientos, ya que se pueden acoplar unas a otras.

Sabiendo el número total de cubiertos y el máximo de comensales que no podemos sobrepasar por mesa, podemos permitirnos poner en práctica un pequeño truco: es muy común hacer una primera distribución organizando a los invitados en grupos por afinidad y luego encontrarnos que -por las dimensiones de las mesas- los números no nos cuadran. Al haber definido primero de qué tamaño aproximado tienen que ser los grupos que organizaremos, evitamos encontrarnos este problema y tener que elaborar el seatting dos veces desde cero.

 

Fotografía © Pelillos de Ratón

 

Una vez hayamos recabado toda esta información, podremos dibujar nuestro ‘tablero de juego’ incluyendo las mesas, su ubicación en el espacio y las personas que las ocuparán.

En el proceso de organización de las mesas, nos será muy útil guiarnos por las normas de protocolo y etiqueta, que nos proponen los siguientes pasos y criterios a tener en cuenta:

 

1. La mesa de los novios deberá situarse en la zona central del salón en un lugar que permita una buena visibilidad de todo el espacio. Si la mesa es redonda, los comensales se sentarán en forma de media luna para no dar la espalda a ningún invitado; si es cuadrada o rectangular ocuparán sólo uno de los laterales de la misma.

Por norma general en la mesa presidencial se sentarán los novios junto con sus padres y padrinos y los acompañará el sacerdote que haya oficiado el enlace. En el caso de que los padres de alguno de los novios -o de ambos- se encuentren separados y la relación no sea fácil, se puede optar por incluir en esta mesa a hermanos, testigos o amigos íntimos que puedan favorecer un ambiente más cordial y relajar cualquier posible tensión.

Últimamente también es habitual que los novios escojan sentarse en una mesa grande rodeados de sus amigos más cercanos y que los padres y padrinos se ubiquen en las mesas más próximas acompañados de otros miembros de la familia o con sus propios amigos. Esta fórmula sirve para evitar conflictos familiares, pero también es una alternativa divertida para bodas desenfadadas con mucha gente joven en las que se quiere relajar el protocolo.

Por último -aunque es menos común- hay parejas que eligen que se les prepare una mesa pequeña para dos y dejar que los padres, padrinos, etc. ocupen la presidencia de las mesas más próximas. Si se escoge esta opción, es importante que los novios se sienten uno al lado del otro y no enfrentados para evitar que uno de los dos, o ambos, den la espalda a los invitados.

. En cualquier caso, la distribución de los asientos dentro de la mesa siempre deberá ser la siguiente:

• La mesa la presiden los novios, por lo que se sentarán centrados; ocupando la novia el asiento derecho del novio.
• A la derecha de la novia se sentará el padrino y a la izquierda del novio, la madrina; junto a estos se sentarán sus respectivas parejas.
• Si hubiera más comensales en la mesa presidencial, se ubicarían en orden de importancia y procurando que no coincidieran el uno junto al otro dos hombres o -especialmente- dos mujeres.

 

2. Partiendo de la mesa de los novios, la parte derecha del salón se destinará a las mesas que tengan mayoritariamente invitados de la novia y la parte izquierda del salón será para los invitados del novio. Se procurará poner lo más cerca posible de la mesa presidencial a aquellos invitados que sean de más importancia, como familiares directos, amigos íntimos de los novios… reservándose así las mesas de los extremos para compromisos, etc.

 

Fotografía © Beatriz Goiri

 

3. Cuando ya hemos distribuido las mesas, se elabora con la información un seatting plan que se ubicará a la entrada del espacio donde se servirá el almuerzo o cena para que los invitados puedan consultar cuál es la mesa que les ha sido asignada. En él aparecerán los nombres de todos los invitados junto con el nombre y número de la mesa donde han de sentarse.

La elaboración del seatting plan es una parte importante del proceso de configuración de las mesas porque es el soporte que ayudará a los invitados a encontrar su asiento, de tal manera que tenemos que procurar que -además de bonito- resulte muy claro y así permita agilizar el acceso al comedor.

En este sentido es fundamental que, además de los nombres que hayamos escogido para ellas, aparezcan de forma adecuadamente visible los números de las mesas tanto en el seatting como sobre los propios tableros, para que los invitados localicen con facilidad su mesa. Por otro lado, deberemos revisar con atención que todos los nombres de los comensales aparecen correctamente indicados y que no existen duplicidades ni errores de ningún tipo que puedan llevar a confusión.

Respecto a cómo incluir los nombres de los invitados en el listado correspondiente a cada mesa, estos deberán aparecer siempre ordenados según su importancia. Además deberemos utilizar un criterio unificado que de coherencia a la presentación de los nombres de todos los comensales. Por ejemplo, si optamos por incluir el apellido de los asistentes al convite, así deberá aparecer en todos los casos, a excepción de los novios. Si optamos por designar a los comensales según tratamiento de cortesía (‘Sres. de Martínez López‘), no podremos indicar el puesto de una persona en la mesa por su nombre familiar (‘Chema‘).

Para ayudarnos en esta tarea, podemos guiarnos por las normas de protocolo que ya utilizamos al dirigir las invitaciones. (Puedes consultar el régimen de tratamientos en nuestra entrada Se ruega confirmación).

Una vez accedan al salón, puede darse a los comensales la libertad de ocupar el asiento que deseen dentro de su mesa o pueden dejarse asignados los asientos de forma más específica siguiendo el protocolo. En este caso, cada comensal deberá tener indicado cuál es su asiento con un pequeño letrero junto a su servicio en la propia mesa.

 

Fotografía © Elena Bau

 

4. Si hemos optado por la opción de asignar los asientos y las mesas son redondas, no se tendrá en cuenta la precedencia por importancia de los invitados presentes en ellas porque, al no tener principio ni final, no es posible llevar a cabo en ellas esta distinción, pero sí se deberá tener en cuenta que deberán alternarse señoras y caballeros.

En las mesas imperiales, que tienen forma rectangular, existen dos opciones de distribución de asientos:

• A la francesa: las cabeceras de la mesa se dejarán desocupadas y los invitados se distribuirán por los laterales del tablero. Los puestos de presidencia de este tipo de mesa están situados en el centro y los ocupará la pareja de mayor importancia entre todos los comensales de la misma. A la derecha de la señora se colocará un caballero, y a la derecha del anfitrión la pareja de dicho hombre. Desde ellos iremos distribuyendo al resto de invitados según rango siguiendo el mismo sistema.
• A la inglesa: los puestos de presidencia de la mesa serán las cabeceras y los ocuparán igualmente un hombre y una mujer. Las invitadas se irán colocando en orden de importancia a la derecha y después a la izquierda del anfitrión y los invitados varones a la derecha y después izquierda de la anfitriona de la mesa.

Para configurar correctamente la asignación de asientos en mesas rectangulares es importante que el número de hombres y mujeres de la mesa esté equilibrado y además existe una curiosidad: las parejas nunca se deberían sentar el uno junto al otro, excepto si son los novios de la boda.

 

Fotografía © Pablo Laguía

 

Espero que este post os haya sido de utilidad y os sirva de guía para distribuir las mesas de vuestra boda y recordad que podéis consultar cualquier duda en la zona de comentarios.

¡Muy pronto más consejos e inspiración!